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S’organiser…pour ne pas se faire organiser

Image par rawpixel de Pixabay

Alexandra Coutlée

Alexandra Coutlée

Conseillère pédagogique au primaire et au secondaire et fondatrice d’Espaceprof


Je suis très forte en organisation.  Je vais vous dire un secret, la raison pour laquelle je suis forte en organisation, c’est que je suis non seulement anxieuse, mais j’ai aussi tendance à oublier des choses et à être désorganisée. Si je n’ai pas un système mis en place, les distractions sont nombreuses et il est facile pour moi de m’y perdre. Je termine alors la journée en ayant l’impression… et parfois la certitude, de ne pas avoir accompli grand-chose.  Afin d’être productive, j’ai donc dû mettre en place plusieurs petits trucs pour être bien organisée.

Parmi les outils qui me donnent le plus de fil à retordre, on retrouve les fameux courriels. Ne vous méprenez pas, je trouve que c’est une façon de communiquer tellement efficace! Rien ne vaut un coup de téléphone quand le côté humain doit prendre plus de place, mais avouez qu’un petit courriel rapide pour aviser le parent de devoirs non faits se fait beaucoup plus rapidement qu’un appel téléphonique pendant une période libre (ça existe ça?).

Par contre les courriels peuvent facilement devenir envahissants. Des courriels de parents avec des questions, des courriels de collègues qui nous partagent des ressources, des courriels d’élèves qui ont une question bien importante et …ont oublié d’écrire leur nom… nous laissant deviner de qui il s’agit grâce à leur adresse courriel.  C’est sans parler de tous les courriels administratifs que nous recevons. De plus j’aime être informée des nouveautés en éducation et en technologie et donc je m’abonne à une tonne d’infolettres. Ma boite de courriels est donc souvent bien remplie. Avoir ma boîte aux lettres à zéro me semble souvent une tâche complètement impossible. Pour gérer cette abondance de nouvelles, j’ai dû mettre en place quelques petites stratégies, sinon j’y passerais tout mon temps.

Des dossiers pour classer

La 1re chose que j’ai mis en place fut de me faire des sous-dossiers dans mon outil de courriels.  J’ai donc créé un dossier de documents à lire, mais pas urgents et j’enlève automatiquement ces courriels de ma boîte de réception. Je passe ensuite rapidement au travers des infolettres que je reçois et ajoute les articles à lire dans un outil qui conserve les différents liens. Personnellement, j’aime bien utiliser l’application Pocket qui se synchronise avec mon téléphone et ma tablette également. Elle me permet de lire ces articles lors de temps libres ou de moments d’attente, par exemple lorsque j’attends pour un rendez-vous chez le médecin.

Les infolettres

J’ai aussi fait un grand ménage dans les infolettres que je reçois. Il est souvent tentant de s’abonner un peu partout à des informations qui nous semblent bien pertinentes. Je me pose régulièrement la question lorsque je reçois une infolettre si celle-ci est toujours pertinente. Un petit bouton “se désabonner” se trouve toujours en bas de l’infolettre. Il m’arrive régulièrement de me désabonner afin d’alléger ma boite de courriels. Il me sera toujours possible d’aller voir en ligne les informations de ce site où de me réabonner si jamais ces courriels me manquent. J’espère, par contre, qu’Espaceprof ne sera pas une infolettre que vous éliminerez de votre boîte de réception!

Des plages horaire réservées

J’ai également défini des plages horaires dans ma journée pour faire le ménage et répondre à mes courriels. Je prends donc mes courriels le matin pendant 20 à 30 minutes, au besoin, et je n’y retourne pas avant la fin de la journée. Je me garde donc deux moments bien précis pour répondre. Un parent m’a écrit à 9 h le soir? Il aura sûrement sa réponse le lendemain matin, sinon à la fin de la journée suivante. C’est quand même dans un délai de vingt-quatre heures, ce qui est tout à fait raisonnable selon moi.  J’évite de regarder mes courriels pendant mes pauses et pendant mes heures de dîner et en profite, à la place, pour faire autre chose. J’arrive à être disciplinée (la plupart du temps), mais il peut être une bonne idée de complètement effacer l’application de courriel de votre téléphone cellulaire. Cela vous évitera de prendre vos courriels en soirée et ainsi être tout à l’envers à la suite du commentaire d’un élève, d’un parent, d’un collègue, ou de vous inquiéter du courriel du patron qui vous demande de passer le voir (99% du temps, ce n’est pas négatif… mais avouez qu’on dort mal quand même!).

Le courriel, c’est un outil de communication. Je ne sais pas pour vous, mais moi, je ne garde pas mon marteau sur moi en tout temps. Je ne le sors que quand j’ai besoin de clouer quelque chose.  Le restant du temps, je le range pour le ressortir au besoin. Alors, le courriel, on le range quand on ne s’en sert pas. Il ne faut pas se laisser envahir par l’outil. Il faut que l’outil réponde à notre besoin et non pas que l’outil devienne notre maître. 

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